文件、来源、处理步骤、显示条件与结论必须互相对应；缺少其中一环，精美图像也可能无法支持判断。
来源回答资料从哪里来
首先记录文件由谁、何时、用什么设备或系统产生。来源不是为了增加字段，而是帮助判断资料是否适合当前问题。无法确认来源的图片可以作为线索，但不应承担关键结论。
原件提供稳定起点
原件应保持只读，并与编辑、压缩和发布版本分开。后续任何调整都从明确版本派生。若团队不断覆盖同一个文件名，就无法知道差异来自内容改变还是显示环境。
处理步骤解释变化
裁切、降噪、锐化、颜色转换和AI增强都会改变画面。处理并非错误，但必须能说明做过什么、为何需要以及输出用于什么。没有记录的增强容易被误认为原始细节。
显示条件影响观察
屏幕色域、亮度、应用和缩放比例会改变人眼看到的结果。证据链不要求每次记录所有硬件参数，但当结论依赖细微颜色或纹理时，查看条件就成为必要背景。
标注应指向可复现位置
箭头和圈选帮助沟通，却可能遮住细节。标注文件应与原件关联，并使用稳定的区域描述。另一位成员应能在没有标注的原图中找到同一位置。
结论需要区分确定程度
资料可以支持“观察到某种差异”，却未必足以解释原因。把观察、推论和待确认问题分开，能够防止后续引用时把可能性写成事实。
版本交接必须验证接收端
发送成功后，接收者应打开文件并确认尺寸、方向、颜色配置和必要图层。只看同步图标无法发现应用不兼容或依赖文件缺失。验证结果应回写到交接记录。
删除也属于证据管理
重复预览、临时导出和包含敏感信息的副本不应无限保留。删除前先确认原件、正式版本和引用关系，避免清理后留下无法解释的报告或断开的链接。
一次完整交接的样子
提交者上传原件和只用于说明位置的标注副本，写明来源、日期与处理动作。接收者下载后确认尺寸和必要图层，再记录自己使用的查看工具。讨论结论指向明确版本，并把尚未确认的解释留在记录中。每个动作都服务于后续复查，没有为了显得专业而增加空字段。
证据链何时可以结束
当任务已经完成、正式版本得到确认，临时预览和包含敏感信息的副本就可以按规则清理。正式记录保留必要来源、处理与结论关系，不需要无限累积所有中间文件。结束条件清楚，既能减少储存混乱，也能避免过期资料在未来被误当成当前版本。
证据链不等于字段越多越好
每一项记录都应回答具体问题：资料从哪里来、经历什么处理、当前看到什么以及结论适用于哪个版本。若字段不会改变判断，也不能帮助复查，就不应为了篇幅继续增加。完整性来自关系清楚，而不是表格长度。普通句子往往比代号更容易让下一位成员理解。
交付给外部团队时的最低内容
外部接收者至少需要原件或明确发布件、用途、版本、必要查看条件和联系人。若资料有授权或保存期限，也应一并说明。接收确认要回到实际打开结果，而不是只看到上传成功。交付完成后，双方都能指出正式版本和后续责任，证据链才真正跨过组织边界。